Comment améliorer l’efficacité de votre communication écrite (2)

L’écrit est un élément clé de la communication. Que ce soit pour informer, pour convaincre ou pour inciter à passer à l’action, être capable de produire des textes de qualité fait partie des talents qu’il faut développer pour atteindre une plus grande performance.

Voyons dès lors trois principes clés qui contribuent directement à améliorer l’efficacité de votre communication écrite.

1.     Prendre la perspective de l’autre d’abord

Une des plus grandes erreurs commises dans la communication écrite à vocation promotionnelle par exemple, est de concentrer celle-ci sur l’entreprise. Ce n’est pas en parlant de vous ou de votre entreprise que vous toucherez vos clients. Ceux-ci cherchent d’abord à ce que vous leur montriez que vous êtes capable de les comprendre. C’est comme ça que vous susciterez leur intérêt.

D’autre part, si vous voulez communiquer en interne vis-à-vis de vos équipes, attachez-vous d’abord à exposer la situation avec leur grille de lecture en tête. Cherchez à comprendre avant de vouloir être compris, surtout dans le cas où la situation est difficile ou lorsque l’entreprise est soumise à une difficulté.

2.     Racontez des histoires

Comment ai-je fait pour convaincre mon dernier client de me confier la rédaction des articles de son journal d’entreprise ? Je lui ai raconté une histoire. Celle d’un autre client avec lequel j’ai eu le plaisir de collaborer pour un journal d’entreprise. Je lui ai expliqué comment j’interviewais les chefs de projets internes pour ensuite rédiger des articles qui exposent les succès de l’entreprise.

Votre communication écrite elle aussi, sera immédiatement plus efficace si elle s’appuie sur des histoires, des exemples, des métaphores. L’efficacité de la communication se mesure en effet aussi au niveau de votre capacité à être vraiment compris. Les histoires y contribuent directement.

3.     Ne cherchez pas la perfection

Vous ne l’atteindrez jamais ! Lorsque vous écrivez, cherchez d’abord à communiquer vos idées ou le message que vous voulez faire passer. Ne vous arrêtez pas si vous pensez que vous ne produisez pas des beaux mots. Visez d’abord à transmettre, toilettez le texte ensuite.

Attachez-vous aussi à parler simple, avec un style direct. Pour le dire autrement : adoptez un style conversationnel, vous en serez d’autant plus efficace. Au besoin, demandez un support externe (voir http://www.expando.eu/ecrire_pour_convaincre.html).

La communication écrite repose sur des principes simples qui contribuent directement à augmenter son impact. Intégrez ces principes avant toute initiative, ils vous permettront d’atteindre plus rapidement les objectifs fixés.

Qu’allez vous faire maintenant ?

Sébastien Assouad

Le monde contemporain : les grandes lignes de partage

• Broché: 256 pages
• Editeur : Presses Universitaires de France – PUF (15 août 2003)
• Collection : Quadrige
• Langue : Français
• ISBN-10: 2130538371
• ISBN-13: 978-2130538370

Le monde dans lequel nous vivons est complexe. A travers cet ouvrage à la fois didactique et précis, Pascal Boniface (Directeur de l’Institut des Relations Internationales et Stratégiques), nous donne les clés pour mieux le comprendre. Mettre en relation le contexte et les enjeux politiques avec les défis socio-économiques que nous connaissons n’est en effet pas simple. Ce livre nous concrètement les moyens de le faire.

Pascal Boniface procède d’abord à l’état des lieux du monde post 11 septembre 2001. Il traite ainsi tour à tour le contexte de la mondialisation, les acteurs clés de la scènes internationales et les organismes internationaux. Il pousse ensuite la réflexion sur la prolifération nucléaire, biologique et chimique ; et pose la question des trois grands défis planétaires que sont les déséquilibres économiques, l’environnement et la démographie. Pascal Boniface nous invite enfin à réfléchir sur la souveraineté et la démocratie.

Un livre sans conteste indispensable pour tout ceux qui veulent se doter d’une grille de lecture pour comprendre les mécanismes des relations internationales.

Comment développer l’esprit d’équipe (étape 1)

Si tous les membres d’une équipe ne savent pas répondre sans détour à la question suivante : “Pourquoi cette équipe existe-t-elle, quel est son but ?”, il sera très difficile pour cette équipe d’atteindre des résultats exceptionnels basés sur une cohésion saine et efficace.

Développer l’esprit d’équipe commence par là.

Ne pas chercher le bonheur

Il est des jours où l’on a besoin de remettre les choses en perspective. J’ai l’immense chance de pouvoir compter sur celle qui au delà de tout ce qu’elle m’apporte, m’invite aussi à cela.

Tomber dans le piège de faire, de penser, de stresser ou de se torturer l’esprit pour chercher à avoir plus vite ce qu’on pourrait avoir demain est facile. J’en suis aussi la proie. Ceci nous empêche de profiter pleinement de ce qu’on a maintenant et de remettre en perspective notre situation.

Ne cherchons pas le bonheur, cherchons et profitons des joies quand elles s’offrent à nous.

La Lucidité (José Saramago)

• Poche: 368 pages
• Editeur : Points (31 octobre 2007)
• Collection : Points
• ISBN-10: 2757806254
• ISBN-13: 978-2757806258

José Saramago est un écrivain portugais né en 1922 à Azingaha au Portugal.  Il est l’auteur de nombreux ouvrages et a été couronné du Prix Nobel de Littérature en 1998.

Dans son ouvrage “La Lucidité”, José Saramago nous livre une critique fine et intelligente des dérives du pouvoir.

Les citoyens d’une ville sont invités à aller voter. Les résultats tombent et stupeur : plus de 83% des votants ont voté blanc. Le gouvernement s’interroge et prend des mesures de plus en plus radicales, allant jusqu’à déclarer l’état de siège, pour paradoxalement éviter que le pays ne sombre dans le chaos.

En dépit dune écriture parfois difficile, faite de très longues phrases au sein desquelles les dialogues sont intégrés, José Saramago nous conte une histoire qui nous incite à réfléchir sur la réalité du pouvoir, ses doutes et ses actions pas toujours réfléchies. Un bijou à mettre entre toutes les mains de ceux qui prétendent à assumer des responsabilités au plus haut niveau politique (la lecture de ce livre invite aussi à repenser le terme “haut niveau”).

Les clés de l’efficacité personnelle (partie 2)

1.     Investissez en vous et n’arrêtez jamais d’apprendre. Lisez, assistez à des séminaires et workshops. Donnez vous les moyens d’augmenter votre capital intellectuel. Lisez, lisez, lisez.

2.     N’arrêtez jamais de donner. C’est en donnant que vous recevrez le plus rapidement. C’est aussi vrai dans le business.

3.     Ne cherchez pas à gagner la guerre. Cherchez les victoires. Visez les succès intermédiaires et passez au défi suivant. L’objectif n’est pas la perfection, l’objectif est de progresser.

4.     Prenez des risques prudents. Sortez de la zone de confort. Répondre « bien sûr, je peux faire cela » (même si vous ne l’avez jamais fait) permet souvent d’innover et de placer votre activité sur de nouvelles avenues de croissance.

5.     N’abandonnez pas. Demander de l’aide ou de l’assistance avant.

6.     Demandez ce que vous voulez. Avec tact et professionnalisme, bien sûr. Demander, et surtout oser demander, est certainement un des éléments qui contribue le plus à faire avancer rapidement.

7.     Soyez passionné. C’est en travaillant à l’intersection de vos forces et de vos passions que vous produirez le plus de valeur.

L’efficacité personnelle est aussi ce qui distingue les bons collaborateurs des collaborateurs exceptionnels.

Qu’allez vous faire maintenant ?

« Martin Luther King, Autobiographie » (lu pour vous)

Référence : « Martin Luther King, Autobiographie », publiée chez Bayard, ISBN 978-2-227-47773-5.

En avril 2008 était célébré le 40^ème anniversaire de la mort de Martin Luther King. Ne connaissant que les contours de son action envers la déségrégation aux Etats-Unis, j’ai entrepris de me documenter sur la vie et l’action d’une cette personnalité qui a marqué l’histoire du 20^ème siècle. C’est ainsi que j’ai commencé la lecture de son autobiographie, « Martin Luther King, Autobiographie ».
A la lecture de cet ouvrage, j’ai découvert que Martin Luther King n’était pas seulement un homme engagé, courageux et loyal. Martin Luther King était aussi un leader accompli qui a su dynamiser, porter et canaliser tout un peuple vers un objectif clair, à savoir rétablir les droits de tous les noirs aux Etats-Unis. En d’autres termes, Martin Luther King nous offre à travers sa biographie une excellente leçon de leadership dont nous pouvons tous nous inspirer pour produire des résultats durables au sein de nos entreprises.

Je vous livrerai dès lors quelques réflexions sur le leadership en relation directe avec des passages de l’autobiographie de Martin Luther King.

MARTIN LUTHER KING (page 39) : « Mon rôle devra être toujours de rendre simple ce qui est complexe. »

SEBASTIEN ASSOUAD : Exprimer de façon simple et compréhensible un message pour contribuer à produire des résultats durables est un élément clé du succès. Les vrais leaders ont cette capacité à rendre simple ce qui est complexe. Ils sauront par exemple formuler clairement une stratégie et l’expliquer à leurs collaborateurs pour que ceux-ci puissent prendre les bonnes actions au bon moment. Ils sauront aussi expliquer simplement à leurs clients ce que leur entreprise peut leur apporter ou quelle est la valeur de la collaboration avec elle. Les vrais leaders sauront enfin expliquer clairement, en se basant sur des faits, les raisons qui les amènent à prendre certaines décisions.
MARTIN LUTHER KING (page 147) : « Chaque fois que l’on se trouve dans une phase transitoire, chaque fois que l’on passe d’un système à une autre, il faut s’attendre à ce qu’il y ait des difficultés. Mais je pensais qu’il y avait suffisamment de cerveaux pensants, suffisamment de détermination, suffisamment de courage et de foi pour faire face aux difficultés au fur et à mesure qu’elles surgiraient. »

SEBASTIEN ASSOUAD : Affronter la réalité, faire face aux difficultés sans les ignorer et prendre conscience de la nécessité du changement font partie des traits communs des vrais leaders. Ceux-ci savent que c’est par l’action et en étant confiant sur les compétences de leurs collègues et de leurs collaborateurs qu’on réussit le changement et qu’on produit les meilleurs résultats. Toute entreprise peut faire face à des difficultés qui demandent des changements de la part de tous. Les vrais leaders sauront dans ces situations prendre leurs responsabilités et s’impliquer de façon visible dans la conduite du changement.
MARTIN LUTHER KING (page 147) : « Quand j’entends dire Les gens ne sont pas prêt, c’est comme si on disait à une personne qui essaye de nager Ne vous jeter pas à l’eau avant d’avoir appris à nager. Alors qu’il est impossible d’apprendre à nager sans se jeter à l’eau. Il faut donner aux gens la possibilité de se développer eux-mêmes, de se gouverner eux-mêmes. »

SEBASTIEN ASSOUAD : Les vrais leaders n’ont pas peur. Ils savent que c’est en responsabilisant leurs collaborateurs qu’ils obtiendront les meilleurs résultats de leur part. Les vrais leaders sont convaincus qu’il n’est pas nécessaire qu’un  collaborateur soit formé complètement ou dispose de 100% des qualifications nécessaires à la réalisation d’une tâche ou d’un projet. Ils savent qu’en osant les jeter tôt dans la bataille, tout en acceptant que des erreurs puissent être commises, ils contribueront plus rapidement à leur montée en compétence. Les collaborateurs seront en outre plus confiants pour affronter les défis suivants et gagneront en motivation. Ajoutons aussi que les vrais leaders n’ont pas peur non plus d’engager des collaborateurs qui un jour pourront devenir meilleurs qu’eux. Ils savent en effet que c’est la voie la plus rapide vers des résultats durables.

MARTIN LUTHER KING (page 117) : « Si je n’avais pas eu une épouse aussi courageuse et sereine, je suis sûr que je n’aurai pas pu supporter les épreuves et les tensions qu’a traversé le mouvement (…). Dans les moments les plus sombres, elle m’a toujours apporté les lumières de l’espoir ».

SEBASTIEN ASSOUAD : Les grands professionnels, ceux qui réussissent de grandes choses, ont souvent éprouvé, à un moment ou à un autre, des difficultés majeures pour atteindre un objectif. Même s’ils paraissent assumer seuls le poids de leurs responsabilités, ils bénéficient souvent d’un soutien dans l’ombre qui leur permet d’avancer et de prendre les bonnes décisions. C’est la raison pour laquelle les coaches apportent beaucoup dans le développement des leaders. Mon coach continue à m’aider à affronter les difficultés et à me montrer comment prendre les bonnes décisions. Elle est partie intégrante du succès de mon entreprise. Elle partage ma vie depuis plus de huit ans.

MARTIN LUTHER KING (page 210) : « Nous avions remporté une victoire partielle (…). Et une victoire partielle n’était pas pour nous une fin mais un commencement ».

SEBASTIEN ASSOUAD : Les grands leaders célèbrent et partagent les succès. Mais ils savent aussi et surtout comment utiliser ceux-ci pour produire de meilleurs résultats encore. Que ce soit en systématisant les bonnes pratiques qui ont permis d’atteindre le succès ou pour capitaliser sur celui-ci d’un point de vue commercial, ces professionnels savent que toute victoire est une formidable occasion d’améliorer encore la compétitivité ou l’attractivité de leur entreprise. Et ils prennent directement les actions pour que ce soit effectivement le cas.

Comment gagner un appel d’offres

Vous êtes certainement confronté à des opportunités qui, pour être concrétisées, doivent sortir gagnantes d’un processus d’appel d’offres. Le recours aux appels d’offres, ou encore Request For Porposals (RFP), résulte en effet d’une professionnalisation croissante des achats qui permet directement à l’émetteur de s’assurer de prix plus compétitifs.

C’est ainsi que la réaction à la réception d’un appel d’offre est souvent mitigée. On se réjouit ainsi d’abord d’être en position de pouvoir gagner une nouvelle opportunité. Mais il est clair aussi que l’effort, souvent important, peut être vain ; et que la pression sur le prix va être forte.

Voyons ensemble 3 moyens simples d’améliorer votre taux de succès sur les appels d’offres.

1. Comprendre que la réponse à un appel d’offre n’est pas un instrument de promotion

Ce n’est pas en écrivant que vous êtes les meilleurs que vous allez gagner. Les clients ne se préoccupent pas d’abord de vous mais d’eux-mêmes.  Ils s’attachent d’abord à LEUR business et à LEURS problèmes pour lesquels ils recherchent des solutions.

Evitez dès lors de décrire en long et en large l’historique de votre entreprise sur les 10 dernières années en vantant la qualité de vos produits et services. Votre offre doit d’abord montrer à vos clients que vous avez bien compris le problème pour lequel ils vous sollicitent et que vous comprenez aussi l’impact de ces problèmes sur leur business.

Ne dites pas que vous êtes formidable. Montrer plutôt comment vous avez résolu le même type de problème dans d’autres contextes.

2. Cherchez toute opportunité de renforcer les relations

La réponse à un appel d’offre s’intègre dans le processus de vente. Ce processus est d’autant plus fluide que la relation avec votre client ou prospect est au zénith. Quel que soit votre domaine d’activité, vous êtes dans le business des relations. Même dans un processus formel d’appel d’offre, le relationnel avec ceux qui participent à la décision est un paramètre clé du succès.

Identifiez dès lors tout moyen de pouvoir rentrer en contact avec votre client et d’être en relation personnelle avec lui. Ne pensez pas seulement à poser des questions pertinentes mais à apporter à votre client une information qui aura une plus-value dans le processus.

3. Ne pas attendre trop du client

Ce n’est pas parce que vous allez écrire 60 pages que votre client va les lire. Trop décrire peut même donner de bonnes raisons à votre client de ne pas vous retenir.

A la fin de chaque chapitre de votre proposition, demandez-vous si le contenu du texte produit a de la valeur aux yeux de votre client. Peut-il voir clairement le retour sur investissement sur ce que vous exprimez ?

Cherchez aussi à vous différencier, utilisez des images qui feront naître plus rapidement les bénéfices de la collaboration avec vous (voir pour cela http://www.expando.eu/etre_compris.html). Ne laissez pas votre prix devenir le critère majeur de différenciation.

Qu’allez vous faire maintenant ?

Sébastien Assouad

Vous êtes dans le business des relations

« Business is relationships ». Rares sont les domaines d’activités où cette expression ne prend pas tout son sens.

En effet, qu’ils soient actifs directement dans la vente ou pas, ce qui distingue les meilleurs contributeurs au développement du business des autres, c’est leur capacité à construire des relations de premier ordre avec leurs clients, leurs collègues et leurs sources de références.

Ces professionnels se considèrent comme des entrepreneurs dans le « business des relations ». Ils ne se voient pas seulement comme des experts (de l’ingénierie, des services financiers ou de l’ IT par exemple), ils se voient aussi comme des véritables artisans de la relation saine et réciproque.

Tous les collaborateurs qui ont un contact client ont un rôle à jouer dans le développement de l’activité (et donc pas seulement les vendeurs). La capacité qu’auront ces collaborateurs à construire des relations et de les entretenir sur une base structurée et régulière fera d’eux des professionnels qui contribueront encore plus au développement de votre entreprise.

Comment commencer ?

1.     Faites du développement des relations une priorité pour tous vos collaborateurs en contact avec vos clients.

2.     Éliminer toute source d’excuses. Avec une démarche structurée, développer les relations ne demande pas beaucoup de temps mais cette activité être planifiée comme d’autres tâches. Le développement des relations est avant tout un process (et peut dès lors s’apprendre). Ne pas être quelqu’un d’extraverti n’est donc pas une excuse.

3.     Adopter une démarche structurée basée sur des recettes (« comment faire pour »), un plan d’action et un système d’évaluation.

4.     Au besoin, demandez un support (voir http://www.expando.eu/files/business_development_program_20090404.pdf).

Nous sommes tous très occupés. A nous de déterminer les tâches qui ont le plus d’impact sur le développement de notre business.

Qu’allez vous faire maintenant ?

Sébastien Assouad

Les clés de l’efficacité personnelle

La performance individuelle tient aussi dans votre capacité à être efficace. J’entends par là votre capacité à produire des résultats plus rapidement.

Les quelques principes simples décrits ci-dessous vous permettront sans nul doute d’améliorer encore votre efficacité personnelle.

1.     Gérez vos priorités plutôt que votre temps. Au début de chaque journée, déterminez les 3 choses à faire qui auront le plus d’impact sur les résultats que vous souhaitez obtenir.

2.     Ne planifiez pas votre agenda à plus de 70% sur une semaine. Sinon, vous n’aurez plus le temps sinon de gérer les inévitables tâches non planifiées  à réaliser ; et votre efficacité sur les activités planifiées risque d’en souffrir.

3.     Exploitez la technologie et non l’inverse. Nous utilisons rarement plus de 30% des fonctionnalités qui nous sont offertes par les applications logicielles, les téléphones multifonctions et autres appareils high-tech. Ne passez pas trop de temps à explorer les dernières fonctionnalités offertes par la technologie.

4.     Sachez dire non. C’est en sachant dire non plus souvent que l’on augmente aussi sa performance. Avec politesse, dites que vous seriez ravi d’écouter, d’aider, de contribuer ou encore de donner un avis mais que le moment n’est pas opportun. Demandez un email court avec une explication claire de ce qu’on attends de vous et engagez-vous à réagir rapidement (vous verrez qu’on pourra souvent se passer de vous).

5.     Évitez les interruptions. Les interruptions tuent l’efficacité. Une interruption vous demandera toujours du temps pour reprendre votre activité en cours efficacement. Désactivez la notification visuelle et surtout sonore de réception de vos emails. Mieux, apprenez à relever vos emails seulement 3 fois par jour. Ne répondez pas systématiquement au téléphone.

6.     Prenez l’initiative. Si vous attendez trop des autres, vous mettrez souvent plus de temps à atteindre vos objectifs. Prenez l’initiative. Apprenez à vos collaborateurs à penser en termes de : « Quelle est la première action à prendre pour réaliser cela ? ». Invitez-les ensuite à la prendre immédiatement où à la planifier à court terme.

7.     Résoudre ce qui touche à l’émotionnel après 24 heures mais avant 72 heures. La vie de toute entreprise est faite d’interactions entre des personnes qui peuvent ne pas toujours être en phase. Pour plus d’efficacité, apprenez à résoudre ce qui touche à l’émotionnel au bon moment : ni dans la précipitation, ni trop tard.

L’efficacité personnelle est aussi ce qui distingue les bons collaborateurs des collaborateurs exceptionnels.

Qu’allez vous faire maintenant ?

Sébastien Assouad